Privacy statement

Wij zijn ons ervan bewust dat u vertrouwen in ons stelt.
Vanilia respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en alle bezoekers van haar boutiques en hoofdkantoor en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.
Op deze pagina laten wij u weten welke gegevens we verzamelen, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee onze dienstverlening en uw ervaring verbeteren. Zo begrijpt u precies hoe wij werken. Dit privacy beleid is van toepassing op de website, de webshop, de boutiques en het hoofdkantoor van Vanilia.

U dient zich ervan bewust te zijn dat Vanilia niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van andere sites en bronnen die de merknaam Vanilia op hun site vermelden of Vanilia kleding in hun winkels verkopen.

Verzamelde gegevens

Wij zijn open en eerlijk over de gegevens die we van u verzamelen en waarom we deze verzamelen.
Wij wisselen uw gegevens alleen met derde partijen uit als dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor het bezorgen van een online-bestelling. Met deze partijen maken we afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren, is geheel volgens de wet.

Doeleinden

We verzamelen of gebruiken geen informatie die verband houdt met uw privacy voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in het dit statement. Indien wij uw persoonsgegevens wensen te gebruiken voor andere doeleinden, dan zullen wij uw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming hiervoor vragen.

Rechtsgronden ter verwerking van gegevens

Wij verwerken uw gegevens, omdat wij deze nodig hebben voor het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst met u of omdat wij (of een derde) daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Onze gerechtvaardigde belangen staan in deze privacyverklaring omschreven. Verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. In individuele gevallen zouden wij genoodzaakt kunnen zijn om uw gegevens te verwerken, omdat dit noodzakelijk is voor uw vitale belang of dat van een ander (bijvoorbeeld als wij uw gegevens moeten doorgeven aan ambulancepersoneel).

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens worden alleen met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van u vastgelegd.

Het opslaan van uw gegevens

Voor het verkrijgen en bewaren van bepaalde gegevens werken we met verschillende applicaties. Om uw privacy te waarborgen, zijn deze applicaties aan strenge regels gebonden. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. De gegevens worden o.a. opgeslagen op eigen beveiligde servers van Vanilia of die van een derde partij in opdracht van Vanilia.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid voor al onze systemen. We pseudonimiseren en zorgen voor encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is. Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten en wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen. We slaan gegevens niet langer op dan strikt noodzakelijk is.

Online aankopen

Zodra u afrekent, wordt de aankoop geregistreerd.
Wanneer u een online aankoop doet, vragen we u om uw adresgegevens te verstrekken alsmede uw e-mail adres en telefoonnummer. Uw e-mail adres wordt gebruikt om de bestelling te bevestigen. Uw telefoonnummer wordt gebruikt om u te contacten indien er bijzonderheden spelen m.b.t. uw bestelling. Wij delen al deze gegevens met de transporteur die het product bij u aflevert. De transporteur mag deze gegevens alleen gebruiken om deze dienst te leveren. Ook bewaren wij uw gegevens om eventuele vragen over garantie te kunnen beantwoorden of andere vragen of klachten over het product. Wij bewaren de gegevens zeven jaar.

Mocht u in onze webshop gegevens op uw favorietenlijstje noteren dan blijven deze voor uw gemak  een jaar lang bewaard. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van een functionele cookie. 

Aankopen in onze boutiques

Zodra u afrekent, word de aankoop geregistreerd op een kassabon. Deze gegevens worden uitsluitend opgeslagen op de eigen servers van Vanilia. U kunt er voor kiezen om uw aankoop op uw naam te laten registeren. In dat geval koppelen wij de gegevens van u als Vanilia member aan de kassabon. 

Retouren

Indien u in onze boutiques een artikel retourneert en u wenst restitutie van het aankoopbedrag dan vragen wij om uw naam, adres, woonplaats en telefoonnummer (ook wel NAWT-gegevens) alsmede uw bankrekeningnummer. Deze gegevens hebben wij nodig om het aankoopbedrag retour te storten op uw bankrekening. Wij bewaren deze gegevens 7 jaar lang vanwege een wettelijke verplichting daartoe.

Vanilia Member

U kunt ervoor kiezen om Member te worden. Het Membership biedt een aantal voordelen. Zo spaart u tegoeden voor toekomstige aankopen. U ontvangt uw kassabon per e-mail, heeft toegang tot exclusieve events en aanbiedingen en u ontvangt een cadeau op uw verjaardag. Daarnaast heeft het membership als voordeel dat u bij een omruiling of een klacht geen kassabon hoeft te overleggen.
Bij het aanmaken van een Vanilia membercard leggen wij uw naam, adres en woonplaats, e-mail adres en telefoonnummer (ook wel NAWTE-gegevens) vast.

U kunt uw membercard ten alle tijden door ons laten uitzetten. Daartoe kunt u contact opnemen. Zie onderstaande contactgegevens. Zodra een membercard niet meer actief is, wordt deze na twee jaar verwijderd.

Nieuwsbrief

Indien u op de hoogte wilt blijven van nieuwe collecties en aanbiedingen kunt u zich inschrijven voor onze nieuwsbrief. Wij verzamelen uw naam, adres en woonplaats en e-mail adres (ook wel NAWE-gegevens). Deze gegevens hebben we nodig om u te registreren. Onderaan iedere nieuwsbrief vindt u de mogelijkheid om uw gegevens aan te passen of om u af te melden. Wij bewaren uw gegevens totdat u zich afmeldt voor de Vanilia nieuwsbrief.

Camera beveiliging

Al onze boutiques zijn voorzien van camera’s. Dat is van belang voor uw veiligheid en die van onze collega’s en producten. De camerabeelden worden een beperkte tijd maar niet langer dan 3 maanden bewaard op beveiligde computers. Vanilia maakt alleen gebruik van de beelden indien er een vermoeden is van een veiligheidsincident, fraude of diefstal. Op verzoek van de politie stelt Vanilia de beelden aan hen ter beschikking.

Wifi Netwerk

Tijdens een bezoek aan één van onze boutiques of het hoofdkantoor kunt u gratis gebruik maken van wifi. Zodra u bent aangemeld op ons wifi-netwerk worden er automatisch gegevens verzameld zoals het identificatienummer (MAC-adres) van uw apparaat op het Wireless Access Point. Deze gegevens worden direct weer verwijderd van het Wireless Access Point na het verlaten van onze vestiging. Vanilia maakt geen gebruik van wifi-tracking; uw persoonlijke gegevens worden niet verzameld en opgeslagen. Wanneer u in onze vestiging gebruik wilt maken van gratis WIFI vragen wij u niet om zich te registreren; u hoeft niet in te loggen. 

Communicatie

Wanneer u via e-mail of op andere wijze berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk om uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden.

Social Media

Vanilia maakt gebruik van social media om u op de hoogte te houden van de nieuwste trends en producten. U kunt ons volgen op Facebook, Instagram, YouTube en LindkedIn. Aan het gebruik van social media zijn geen voorwaarden vanuit Vanilia verbonden. U gaat akkoord met de voorwaarden van het social media platform. Indien u via social media een vraag aan ons stelt dan bewaren wij dat bericht en uw accountnaam, zodat we op uw bericht kunnen reageren.
Zie voor meer informatie het kopje “klantenservice”.

Klantenservice

Iedere dag staat een team bij Vanilia klaar om u te helpen, vragen te beantwoorden, problemen op te lossen of om te ondersteunen bij de aankoop van een product. Onze klantentservice kunt u via verschillende kanalen bereiken waaronder de telefoon, WhatsApp of via onze website. Als u een vraag of klacht heeft, hebben wij een aantal gegevens nodig. Denk hierbij aan uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en andere informatie die nodig is om uw vraag of klacht in behandeling te nemen. Wij gebruiken deze informatie om u op de hoogte te houden van uw vraag of klacht. Nadat uw vraag of klacht is afgehandeld bewaren wij de informatie. Zo kunnen wij u beter van dienst zijn indien u ons later toch nog nodig blijkt te hebben.

De informatie die bij onze klantenservice binnenkomt, wordt geanalyseerd om inzicht te krijgen in de aard van de vragen en klachten en de manier waarop onze medewerkers die behandelen.

Cookies

Onze website maakt gebruik van “cookies”, tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst. Wij gebruiken deze informatie ondermeer om te kunnen analyseren hoe onze klanten de website gebruiken. Tevens gebruiken wij cookies voor u als klant, want dan hoeft u niet steeds gegevens opnieuw in te voeren. Cookies brengen de veiligheid van uw computer niet in gevaar. We maken onderscheid tussen verschillende soorten cookies:

Functionele cookies worden gebruikt om onze website naar behoren te laten werken. Een voorbeeld van een functionele cookie is het toevoegen van uw producten aan uw winkelwagentje. Ook het onthouden of u wel of niet bent ingelogd op onze website wordt afgevangen in een functionele cookie.Voor het plaatsen van deze cookies hoeven wij u niet om toestemming te vragen.

Analytische cookies zijn cookies die worden geplaatst waarmee, op anonieme basis, gebruikersgegevens kunnen worden verzameld. Deze cookies worden geplaatst door Google Analytics. Voor het plaatsen van deze cookies hoeven wij u geen toestemming te vragen.

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser zo instellen dat alle cookies worden geweigerd of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services op onze en andere websites niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Deelnemen aan een event

Soms vinden er evenementen plaats zoals onze sample sale. Vanwege de beperkte capaciteit van de locatie vragen wij om u van tevoren in te schrijven via e-mail. Wij bewaren uw e-mail adres, zodat wij u van informatie kunnen voorzien over het aanvangstijdstip waarop u welkom bent. 

Leveranciers

Op het hoofdkantoor verzamelen wij de NAWTE gegevens van u als leverancier, zodat wij met u in contact kunnen treden over te leveren producten of diensten en voor administratieve doeleinden. Wij bewaren deze persoonsgegevens zodat wij u op een later tijdstip, wanneer wij opnieuw een product of dienst willen afnemen, opnieuw kunnen contacten.

Sollicitanten

Wij stellen het op prijs als u bij ons wilt komen werken. Wij ontvangen dan ook graag uw sollicitatie. Wij vragen u om uw NAWTE gegevens zodat wij u op de hoogte kunnen houden van de status van uw sollicitatie. Ook vragen wij om een profielfoto gezien het representatieve karakter van onze functies. Uw gegevens verwijderen wij uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Mochten wij uw gegevens langer willen bewaren, dan vragen wij u om uw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming. In dat geval bewaren wij uw gegevens maximaal 1 jaar.

Verwerking door derden

In enkele gevallen maken wij gebruik van derden voor de verwerking van persoonsgegevens (camerabeelden, nieuwsbrieven, website, webshop, sample sale, sollicitanten). Wij sluiten met de betrokken partijen overeenkomsten af om zeker te stellen dat zij uw persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen en hun wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming nakomen. 

Persoonsgegevens inzien/wijzigen/wissen

Wij bieden u de mogelijkheid tot het inzien, (laten) veranderen of (laten) verwijderen van de persoonlijke informatie die u aan ons heeft verstrekt.

Als u al eerder toestemming heeft gegeven tot het bewaren van persoonsgegevens kunt u deze weer intrekken. In sommige gevallen mogen wij uw verzoek tot verwijdering weigeren. In dat geval hoort u dit zo snel mogelijk van ons.

In een aantal gevallen kunt u ook aangeven uw gegevens te “beperken” of u te verzetten tegen gegevensverwerking. Wij zorgen er dan voor dat uw gegevens niet worden gebruikt zonder uw toestemming.

In een aantal gevallen heeft u het recht op overdracht van de gegevens aan u (dataportability).
Mocht u uw persoonsgegevens willen inzien, veranderen of wissen of een overdracht wensen dan kunt u contact met ons opnemen. Zie onderstaande contactgegevens.

Veranderingen

Eventuele veranderingen in onze bedrijfsvoering, aangepaste wet-en regelgeving en jurisprudentie kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Vragen en Feedback

Wij controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen:

Vanilia
Zaandijkerweg 5 
1521AX, Wormerveer 
NL +31(0)75 6467500
info@vanilia.com

Deze pagina is voor het laatst aangepast op 24-05-2018.

Bij klachten, over bijvoorbeeld de manier waarop wij uw gegevens gebruiken of hoe wij op uw privacy gerelateerde vragen reageren, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

v

you’ve
got mail

volg de instructies die in de mail worden gegeven en herstel je wachtwoord