Als u aankopen doet in onze webshop, hebben we een overeenkomst met elkaar. Wij hebben uw gegevens nodig om u te informeren over uw bestelling, voor de financiële verwerking, het bezorgen van uw aankoop, uw retourneren te verwerken, voor garantie en voor uw vragen en eventuele klachten. Wij bewaren uw gegevens 7 jaar. U kunt uw aankoop ook via uw Vanilia Membership doen. In dit geval bewaren wij uw gegevens tenminste 7 jaar maar nadien zolang het Membership bestaat. 

De gegevens die wij hiervoor verzamelen: 

- Naam 

- Adres 

- Emailadres 

- Telefoonnummer 

- Bankrekeningnummer  

- Aankopen en retouren 

- Vragen en contacten 

Als u aankopen doet in onze boutiques, hebben we een overeenkomst met elkaar. Als u betaalt met pin of creditcard, staan uw naam en bankrekeningnummer in onze financiële administratie. Indien u een artikel retourneert, dan storten wij het aankoopbedrag terug op uw bankrekening. De medewerker in de boutique vraagt daarom uw naam en bankrekeningnummer, zodat we dit via onze financiële administratie kunnen terugstorten. 

Wij zijn wettelijk verplicht om onze financiële administratie 7 jaar te bewaren. U kunt de gegevens van uw aankoop en retouren ook laten registeren in uw Vanilia Membership.  

U kunt ervoor kiezen om Member te worden. Uw Vanilia Membership is een digitaal account waarin u inzicht heeft in uw gegevens en het biedt u een aantal voordelen. Klik hier voor meer informatie over het Membership. In uw Memberschip staan de volgende gegevens: 

- Naam 

- Adres 

- Klantnummer 

- Emailadres 

- Wachtwoord (niet zichtbaar) 

- Geboortedatum (niet verplicht) 

- Punten 

- Membervouchers 

- Ordergeschiedenis (incl. retouren, facturen etc.)  

- Favorieten 

Wij verwijderen uw Membership en gegevens als: 

- U ons dit vraagt. Dit doen we binnen 30 dagen. Zie Contact voor onze contactgegevens. 

- U uw Membership tien jaar niet heeft gebruikt. We informeren u hierover via het emailadres dat bij ons bekend is.  

U kunt zich inschrijven om onze nieuwsbrief te ontvangen. Daar hebben wij uw naam en emailadres voor nodig. Onderaan iedere nieuwsbrief vindt u de mogelijkheid om uw gegevens aan te passen of om u af te melden. Wij bewaren uw gegevens totdat u zich afmeldt voor de Vanilia nieuwsbrief.

Al onze boutiques zijn voorzien van camera’s. Dat is van belang voor uw veiligheid en die van onze collega’s en producten. De camerabeelden bewaren wij niet langer dan 3 maanden. Vanilia maakt alleen gebruik van de beelden indien er een vermoeden is van een veiligheidsincident, fraude of diefstal. Op verzoek van de politie stelt Vanilia de beelden aan hen ter beschikking.

In onze boutiques en het hoofdkantoor kunt u gratis gebruik maken van wifi. Het gastennetwerk is wel voorzien van een wachtwoord. Zodra u bent aangemeld op ons wifi-netwerk worden er automatisch gegevens verzameld zoals het identificatienummer (MAC-adres) van uw apparaat op het Wireless Access Point. Deze gegevens worden direct weer verwijderd van het Wireless Access Point na het verlaten van onze vestiging. Vanilia maakt geen gebruik van wifi-tracking. Wanneer u onswifi-netwerk wilt gebruiken, hoeft u zich niet te registreren.

Vanilia maakt gebruik van social media om u op de hoogte te houden van de nieuwste trends en producten. U kunt ons volgen op Facebook, Instagram, YouTube en LindkedIn. Aan het gebruik van social media gelden de voorwaarden van het social media platform. Daar heeft Vanilia geen invloed op. Indien u via social media een vraag aan ons stelt dan bewaren wij dat bericht en uw accountnaam, zodat we via ditzelfde kanaal op uw bericht kunnen reageren. Na 3 maanden verwijderen wij dit bericht.

Als u contact met ons opneemt, hebben wij een aantal gegevens nodig. Denk hierbij aan uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en andere informatie die nodig is om uw vraag of klacht te behandelen. Nadat uw vraag of klacht is afgehandeld, bewaren wij de informatie12 maanden. Zo kunnen wij u beter van dienst zijn indien u ons later nog nodig hebt.

We analyseren contacten om inzicht te krijgen in de aard van de vragen en klachten en de manier waarop onze medewerkers die behandelen. Hiermee kunnen we onze dienstverlening verbeteren. Deze analyses zijn anoniem.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Wij plaatsen: 

- Functionele cookies om onze website goed te laten werken. Een voorbeeld van een functionele cookie is het onthouden van de producten in uw winkelwagentje en favorieten. 

- Analytische cookies om anoniem het gebruik van onze website te kunnen meten. Denk aan het aantal bezoekers en de meest bezochte webpagina’s. Deze cookies worden geplaatst door Google Analytics.  

- Tracking cookies maken uw bezoek en winkelen op onze website makkelijker en persoonlijker. Ze onthouden bijvoorbeeld welke producten u hebt bekeken en doen persoonlijke aanbevelingen. Ook volgen wij en derde partijen uw internetgedrag binnen en buiten onze website. Hiermee kunnen wij en derde partijen advertenties en andere content aanpassen aan uw interesses. 

- Social media cookies van de social media partijen worden geplaatst als u producten op onze website deelt via social media. Met deze cookies kunnen de social media partijen u herkennen. 

Onze functionele en analytische cookies gebruiken geen persoonsgegevens. Tracking cookies wel. Daarom vragen wij uw toestemming om deze te mogen plaatsen als u onze website voor het eerst bezoekt. Uw toestemming aanpassen of intrekken kan door te mailen naar de klantenservice of door op onderstaande link te klikken:

Cookie Settings

U kunt zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen. 

Soms organiseren wij events, zoals onze sample sale. Vanwege de beperkte capaciteit van de locatie vragen wij u om van tevoren in te schrijven via email. Wij gebruiken uw emailadres, om u informatie testuren over het event. Uiterlijk 3 maanden na het event verwijderen wij uw inschrijving.

Wij stellen het op prijs als u bij ons wilt komen werken. Wij ontvangen dan ook graag uw sollicitatie. Voor de sollicitatieprocedure hebben wij de volgende gegevens van u nodig: 

- Naam 

- Telefoonnummer

- Emailadres 

- Woonplaats

- LinkedIn verwijzing (optioneel) 

- Opleidingen 

- Ervaringen 

- Sollicitatiebrief en Curriculum Vitae 

- Omschrijving ideale werkplek 

- Hoeveel dagen en uren u beschikbaar bent 

- In welke boutique u wilt werken 

Uw gegevens verwijderen wij uiterlijk 24 maanden na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Mochten wij uw gegevens langer willen bewaren, dan vragen wij om uw toestemming.

Voor onze diensten hebben wij andere organisaties nodig die toegang hebben tot uw gegevens: 

- Onze cloudsystemen, zoals het financiële systeem, website, webshop, camerabewaking, nieuwsbrieven, aanmeldingen events en email. 

- Ondersteuning en advies op het gebied van bijvoorbeeld financiën en automatisering.  

- De bezorgdienst die uw aankopen en retouren bezorgt. 

Wij hebben afspraken gemaakt met deze organisaties over het gebruik en de beveiliging van uw gegevens. Deze organisaties ontvangen alleen gegevens die noodzakelijk zijn om hun diensten te leveren. Ze mogen uw gegevens niet voor andere doelen gebruiken. 

Soms zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te delen met andere partijen, zoals de politie en de belastingdienst.  

Wij zorgen voor een passende beveiliging van uw persoonsgegevens. De systemen en faciliteiten waar wij mee werken zijn goed beveiligd. Medewerkers, inhuurkrachten of stagiaires hebben geheimhoudingsplicht en alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van hun functie.

U kunt ons bijvoorbeeld vragen om inzage in, aanpassing of verwijdering van uw gegevens en bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens. Dit kunt u doen door contact met ons opnemen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij reageren zo snel mogelijk en in ieder geval binnen 4 weken op uw verzoek. 

Ook als u vragen hebt of ontevreden bent over hoe wij omgaan met uw gegevens, kunt u contact met ons opnemen. Mocht u er niet samen met ons uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Vanilia is niet verantwoordelijk voor de omgang met uw persoonsgegevens door organisaties die de merknaam Vanilia op hun website vermelden of Vanilia kleding in hun winkels verkopen.